Estas últimas semanas toda España se encuentra conmocionada por los importantes cambios que se están produciendo en nuestras vidas debidos al COVID-19.  Desde el anuncio del cierre de colegios en algunas comunidades, los acontecimientos se han ido precipitando y de repente, los centros de formación y las entidades que tienen la encomienda de la formación nos estamos encontrando con situaciones que se salen de lo común y que tienen que ser resueltas para asegurar que nuestros clientes pueden bonificar sus cursos.

Los primeros días hubo mucha confusión, los clientes pedían la suspensión de los cursos, cambiar de modalidad, etc… Nos encontrábamos claramente en una situación de fuerza mayor, los teléfonos de Fundae estaban colapsados, aún no estaba definido el procedimiento… Si algo teníamos claro es que había que poner una incidencia y después cruzar los dedos para que la solución fuera favorable para nuestros clientes.

A partir del día 13 de marzo, la Fundae a través del área de mensajes de la plataforma informó del procedimiento a seguir y unos días después lo incluyó en su sección de noticias.

Como para muchos puede no estar claro cómo seguir las indicaciones de Fundae, en este post explicamos qué es lo que debemos hacer con los cursos suspendidos por el COVID-19.

¿Qué es lo que debemos hacer con los cursos suspendidos por el COVID-19?

Hay que comunicar una incidencia para cada grupo formativo. Para hacerlo, tenemos que entrar en el grupo correspondiente, pinchar en la pestaña incidencias y dentro del desplegable seleccionar: “Suspensión de la actividad formativa por coronavirus”. Completar los datos que nos solicitan, indicar desde qué día se ha suspendido la formación y firmar la incidencia. No hay que olvidar esto último, ya que, como ocurre con la mayoría de las acciones a realizar dentro del aplicativo, hasta que no hayamos firmado no habremos finalizado el proceso. IMPORTANTE: en el caso de que ya se haya comunicado la incidencia antes de que esta causa apareciese en el desplegable es imprescindible hacer una nueva comunicación.

Después de que hayamos comunicado la incidencia, la aplicación cambiará la fecha de fin de la formación a 31/12/2020 de manera automática (aunque en ocasiones pueden pasar unos minutos hasta que se actualice). De momento, no es necesario hacer nada más.

Eso sí, cuando finalice el estado de alarma no tenemos que olvidarnos de volver a entrar en la aplicación para informar de la reanudación del curso. Aunque no se han dado instrucciones al respecto, lo más recomendable es que las clases se reanuden en cuanto se pueda volver a trabajar de forma presencial y que las comunicaciones se realicen en esa misma semana para evitar problemas.

Es recomendable que  antes de hacer nada entréis en la sección de mensajes (haciendo clic en el sobre que aparece arriba a la derecha) para revisar si han hecho alguna comunicación sobre la manera de proceder cuando se reanude la formación. En caso de que no faciliten otras instrucciones, esto es lo que debemos hacer:

– Lo primero es concretar con nuestros clientes cómo se van a recuperar las horas no impartidas. Es necesario que el número total de horas comunicadas no varíen.

– El siguiente paso es entrar en cada grupo. En la pestaña descripción tenemos que señalar la fecha de finalización que puede ser la misma comunicada inicialmente u otra distinta para poder realizar todas las horas comunicadas. En esa misma pestaña tenemos que incluir dentro de observaciones los días y el horario en los que se va a impartir la formación no realizada durante el período de suspensión. Para poder completar este apartado es necesario hacer clic previamente en modificar datos y una vez completada la información dar a aceptar. Para que los cambios se guarden hay que hacer clic en la parte inferior de la pestaña (como cuando comunicamos el curso).

– IMPORTANTE: una vez hechos los cambios el curso se queda en estado modificado y hay que firmarlo. No os asustéis si en este caso os aparece que queda incidentado. Es normal, ya que de cara a la aplicación estamos manipulando datos fuera del plazo establecido por normativa. Todavía no sabemos si en este caso los cursos serán revisados y pasado un tiempo los pondrán en estado válido, si tenemos que avisar poniendo una incidencia etc…

Como podéis ver están dando facilidades para no perder la bonificación pero han dejado bien claro que y cito textualmente:  “En ningún caso, podría bonificarse parcialmente la formación no completada.”

¿Qué pasa con los cursos que han continuado mediante videoconferencia?

Bueno, aquí tenemos un “pequeño” problema. La videoconferencia NO es una modalidad admitida por Fundae.

A continuación cito textualmente la información facilitada por Fundae:

Si la formación ya iniciada  en modalidad presencial, se decide continuar, de manera excepcional, a través de videoconferencia, ha de cumplir con las siguientes condiciones reflejadas en la Instrucción sobre Seguimiento y Control de Acciones de Formación Programada por las Empresas y Permisos Individuales de Formación, en concreto:

“Respecto al aula virtual, considerada como el entorno de aprendizaje donde el tutor-formador y el alumno interactúan a través de un sistema de comunicación telemático de carácter síncrono, puede ser utilizada para impartir formación en modalidad de teleformación cuando esta herramienta de comunicación entre participantes y tutores-formadores, esté integrada en una plataforma que debe reunir el resto de requisitos para el desarrollo del proceso formativo. Atendiendo a esta definición, la impartición de formación mediante aula virtual no es susceptible de ser considerada o tratada como presencial, si bien puede figurar como una herramienta más dentro del proceso de aprendizaje”.

Todo esto deberá comunicarse a través del campo de observaciones del grupo formativo, indicando concretamente el lugar donde el profesor va a estar impartiendo las sesiones, por si se llevara a cabo alguna actuación de Seguimiento y Control. Deberá establecerse, asimismo, un mecanismo adecuado que permita el control de asistencia de los participantes en la acción formativa.”

Esto que significa? Que métodos de inglés para empresas online como Zoom, Skype, etc o sea la videoconferencia no son admitidos. Se admite el uso de aulas virtuales incluidas dentro de una plataforma que cumpla con los requisitos de seguimiento y trazabilidad establecidos en la normativa entre otros. Esto hace que muchos de los cursos que están continuando, en caso de una acción de seguimiento y control, queden incidentados y no puedan ser bonificados si no cumplen con todos los requisitos establecidos en la normativa.

El texto completo de la Instrucción sobre Seguimiento y Control de Acciones de Formación Programada por las Empresas y Permisos Individuales de Formación puede consultarse en la página web de Fundae https://www.fundae.es/empresas/home/como-bonificarte/guias-y-manuales-de-ayuda  y ante cualquier duda recomendamos contactar directamente con Fundae a través de este formulario https://www.fundae.es/atencionusuario/contacto/env%C3%ADa-tu-consulta