A veces conviene echar la mirada atrás para entender el origen de ciertas cosas que damos por habituales. Como el significado de una negociación. Porque, ¿qué es negociar? Ajustar el valor de algo. Deriva del latín, donde nec es sin y otium tiempo de reposo u ocio. Es decir, una ocupación que exige trabajo. Y ese trabajo para ajustar el valor de algo comienza mucho antes de sentarse alrededor de una mesa; la primera fase de la negociación.

Este paso previo lo vamos a definir como preparación. Aquí recopilaremos toda la información posible y pertinente, definiremos los objetivos que se persiguen, hablaremos con los departamentos afectados para unificar criterios, asignaremos las tareas a las personas adecuadas y prepararemos las concesiones que estemos dispuestos a ofrecer. Sin este paso, salimos a actuar sin partitura y ensayo, dejando a la improvisación y al libre albedrío encargados de dirigir la batuta de nuestra representación. El resultado es impredecible pero, por experiencia, tienden a ser bastante malos.

Una vez realizado este trabajo preliminar, pasaremos a la siguiente fase, que es la negociación propiamente dicha. Hay que tener en cuenta que, dependiendo de la nacionalidad de la parte contraria, las técnicas a emplear tienen su propia idiosincrasia. Pero, dejando al margen estos distintivos nacionales, podemos dividir esta fase en tres subfases que describiremos a continuación.

El saludo

La primera es el saludo. Ambas partes se presentarán de un modo relativamente informal, manteniendo una breve conversación de ascensor con la que romper el hielo pero, no nos olvidemos, tantear también el grado de seguridad de cada parte. Este juego psicológico protocolario no debe de causar más problemas que el de mantener la calma y comportarse con naturalidad.

La discusión

Acto seguido, se ponen sobre la mesa los temas a tratar, dando inicio a la segunda subfase: la discusión. Cada parte dispondrá de su tiempo para exponer sus opiniones y exigencias, sin crisparse. Es decir, estamos debatiendo lo que quiere y por qué lo quiere cada uno de ellos. En otras palabras, extraemos información de manera consentida. Hay que descubrir qué parte permanece silenciada y qué queremos silenciar. Las cartas están sobre la mesa, pero una de ellas permanece boca abajo. La duración puede establecerse de antemano o que sea indeterminada. Si ponemos un plazo de tiempo, podemos presionar con el reloj, aunque lo mismo puede hacer la otra parte de cara a ganar tiempo. Un buen negociador presta atención a todo lo que escucha, pero más a lo que aparece bocetado entre líneas. Y, por supuesto, analiza el comportamiento no verbal de la otra parte. Hay gestos que son discursos de la verdad.

El cierre

Finalmente, llega la hora del cierre. En algunas ocasiones, éste no será más que un punto y seguido que continuará más adelante. Pero el objetivo es llegar a un acuerdo. A menos que se dé la idílica situación de que ambas partes obtengan lo que quieren el uno del otro, lo normal es que se tenga que renunciar a algo. De ahí la importancia de la preparación, donde establecer esas pérdidas a propósito de antemano para obtener el objetivo esperado. En caso de que sea el objetivo principal la fuente de conflictos, debemos de estar preparados para analizar hasta qué punto podemos ceder del mismo o abandonar la reunión sin alcanzar un acuerdo pero sin perder en el intento, puesto que  si el resultado no se ajusta al valor esperado, no habremos negociado.