Cómo escribir una carta en inglés

Tras la guía de cómo escribir un correo electrónico, Babelia Formación presenta ahora la guía definitiva sobre cómo redactar una carta en inglés. ¿Una carta? ¿Eso existe? En efecto; a pesar de que los emails constituyan la principal fuente de comunicación en la actualidad, lo cierto es que el tradicional sistema de envío de misivas continúa activo, por una serie de motivos:

-Es más humano que un correo electrónico.

-Da una imagen más profesional en temas de negocio.

-Tiene carácter legal.

-Se necesita para solicitar determinados trabajos.

El contenido de las mismas dependerá del tono que vayáis a emplear con la persona a la que va dirigida. No es lo mismo escribir una carta formal en inglés que una carta de recomendación. Sin embargo, la forma en que se inician y terminan nos vale para definir el tono formal o informal. Así que comenzaremos con la estructura para, después, centrarnos en su contenido.

Dirección

La eterna duda de si tu dirección se pone a la derecha o a la izquierda termina aquí. Mira a tus manos: si eres diestro, eres quien escribe. Si eres zurdo, el receptor.

(línea vacía) (línea vacía) (Cargo o nombre de la persona) (Empresa) Número y calle Ciudad, (salto de línea opcional) Código postal (salto de línea) Fecha (formato: justificado)Empresa o nombre Número y calle Ciudad, (salto de línea opcional) Código postal (salto de línea) Fecha (formato: justificado)

-En el lado izquierdo, vemos una serie de datos entre paréntesis. Esto significa que podemos poner una u otra, en función de si sabemos el nombre de la persona a quien nos dirigimos o no. También podemos emplear ambas si disponemos de toda la información.

-La fecha puede ir en cualquiera de los dos lados, pero solo en uno.

-El texto de la izquierda va justificado. El de la derecha, como os apetezca.

-Vuestra dirección no es necesaria en caso de tratarse de una carta informal.

Dado que el formato es siempre el mismo, os recomiendo crear una plantilla para cartas que podáis emplear cada vez que necesitéis escribir una carta. Así ahorráis tiempo y memoria.

Cómo empezar una carta en inglés

Vamos al turrón. Las cartas en inglés pueden ser de dos tipos: formales e informales. Las formales se envían a personas que o bien no conocemos de nada –de ahí lo de la educación- o bien a personas que sabemos sus nombres pero no nos vamos de copas con ellos, no sé si me entendéis. Las informales implican un nivel de confianza suficiente como prescindir de los formulismos.

-Formales

Tipo 1: Nos dirigimos a una empresa.

Frase introductoria: To whom it may concern:

Tipo 2: Nos dirigimos a un departamento de una empresa o a un particular, pero no conocemos el nombre de la persona.

Frase introductoria: Dear Sir / Madam:

Tipo 3: Nos dirigimos a una persona.

Frase introductoria: Dear Mr / Ms APELLIDO:

NOTA: en el pasado, había que diferenciar el estado civil de la mujer en la carta. Ahora no es necesario y nos dirigimos a todas empleando Ms.

-Informales

Emplearemos el nombre propio de la persona.

Dear Prudence / Xander,

-Observad que en la carta en ingles a una empresa (o particular) ponemos dos puntos y en las cartas informales, una coma.

-Después del saludo inicial, va un salto de línea. NUNCA escribáis la continuación en el mismo párrafo.

Como despedirse en una carta en ingles

Igual de importante es cómo empiezan las cosas que cómo se terminan. Sobre todo con las cartas, que mantienen un estricto formulismo a la hora de despedirse del lector. Sobre todo, las formales. Veamos cómo hacerlo:

-Formales

a) No conocemos el nombre de la persona que recibe la carta (Tipo 1: To whom it may concern: yTipo 2: Dear Sir / Madam:)

En este caso, nos despediremos diciendo Yours faithfully.

b) Conocemos el nombre de la persona que recibe la carta (Tipo 3: Dear Mr / Ms APELLIDO:)

En este caso, nos despediremos diciendo Yours sincerely.

Debajo de la despedida que corresponda, firmaremos a mano nuestro nombre y apellido.

-Informales

En este tipo de cartas, la despedida consiste en dos cuerpos. Uno, de cierre y el otro, de firma. Para el cierre disponemos de múltiples opciones, según se espere respuesta o no. Veamos unos ejemplos:

-Esperamos una respuesta

I am looking forward to hearing from you.
I can’t wait to hear from you.
I hope to hear from you soon.

-No esperamos una respuesta (pero la podemos recibir)

I can’t wait to see you.
See you soon.
Give my regards to…
Send my love to…

En cuanto a la firma, lo que tenemos que poner es una frase breve, amistosa y amable, que nos permita mantener el tono cortés pero coloquial del resto de la carta, seguida de una coma. Ejemplos:

Best wishes,
Best,
Kindly,
Kind regards,
Regards,
Lots of love,
Love,

A continuación, justo debajo, firmaremos o escribiremos nuestro nombre sin apellidos.

Sencillo, ¿verdad? Aplicad esta estructura como plantilla y nunca os encontraréis con problemas a la hora de redactar vuestras cartas, que es precisamente lo que vamos a aprender a continuación: cómo hacer una carta en ingles. Para ello, veremos una serie de casos concretos, que nos ayudarán a entender los pasos a seguir en la elaboración de su contenido.

Cómo escribir una carta formal en inglés

Toda carta formal debe incluir, cuanto menos, tres párrafos, donde la información se estructure de la siguiente manera:

-Primer párrafo

Breve, conciso, especificando el propósito de la carta.

-Siguientes párrafos

Aquí incluiremos toda la información pertinente de la carta. Daremos detalles, desarrollaremos el propósito del primer párrafo y señalaremos las causas que nos han impelido a redactar la carta. El párrafo (o los párrafos) deberán ir bien estructurados, evitando mezclar la información. Hay que ser precisos pero, mucho más importante, concisos. Es decir, nada de textos largos. Olvidaos de excusas y justificaciones; estructurad el mensaje con los datos esenciales y nada más. A los ingleses no les gustan las cartas largas.

-Último párrafo

La parte clave de la carta. Una vez mostrado y explicado el motivo de la carta, le pediremos a nuestro receptor que ejecute una acción. Una vez más, mantendremos el tono educado y evitaremos irnos por las ramas. El mensaje debe ser claro y conciso.

Cómo escribir una carta en inglés a una empresa

En el apartado anterior hemos aprendido a dirigirnos de manera formal a una persona, conocida o no, que puede que trabaje en una empresa. Este apartado se refiere a situaciones concretas en las que queremos comunicarnos con una empresa para pedir información, como enviar una queja o solicitar un puesto de trabajo. Dado su carácter corporativo, su redacción deberá hacerse empleando el inglés para empresas.

-Carta para pedir un trabajo

Tenemos dos tipos de cartas para solicitar un empleo. Las primeras se llaman cover letters, cuando la empresa pone una oferta de trabajo en el mercado y las letters of interest, empleadas para solicitar un puesto laboral fuera de la campaña de contratación.

Para las cover letters:

– emplearemos un estilo formal y un cierre informal.

-analizaremos el anuncio de la empresa para que sus palabras clave aparezcan en algún lugar de nuestra carta.

-mostraremos nuestro interés en el puesto de trabajo y adaptaremos nuestras fortalezas y conocimientos a las necesidades de la oferta de trabajo, incluyendo ejemplos.

-no superará una hoja de tamaño.

Estructura:

-Primer párrafo: indicaremos el puesto al que aspiramos y el lugar donde vimos la oferta.

-Cuerpo central: puede construirse con uno o dos párrafos y tiene que incluir toda la información relevante al puesto de trabajo: fortalezas, ejemplos, habilidades profesionales, etc. Recordad que no es cantidad lo que buscamos sino la mayor adecuación a los requisitos de la oferta.

-Tercer párrafo: agradecimiento y oferta de mantenimiento de contacto, como muestra el apartado “despedidas informales”.

Para las letters of interest, lo más importante es llamar la atención de quien la lea puesto que, no nos olvidemos, el puesto de trabajo no está ofertado. Por tanto, su estructura difiere de la de las cover letters.

Estructura:

-Gancho: un logro personal laboral o un dato relativo a la empresa a la que se le manda (he leído su artículo sobre formación de idiomas para empresas…)

-Prueba de necesidad: algo que demuestre que puedes ayudar y que conoces las necesidades de la empresa a la que le envías la carta.

-Prueba de valía: demostración de que sabes cómo solucionar las necesidades de la empresa. Se recomienda emplear estadísticas.

-Comunicación: donde se invita al receptor a mantener un contacto para analizar la posibilidad de incorporarse a la plantilla.

En el apartado de ejemplos veremos cómo se hacen ambos tipos de cartas al detalle. Tened en cuenta que dependen del trabajo al que nos enfoquemos, por lo que no existe una “plantilla” fija de redacción, pero sí el concepto de cada parte que habéis leído.

-Carta de queja

Además de para solicitar un puesto de trabajo, nos podemos dirigir a las empresas para otro tipo de asuntos, como es el caso de las cartas que vienen a continuación. Empecemos con las quejas. El tono debe ser informativo, evitando que el calentón nos “anime” a confundir a la empresa con el árbitro de un partido de fútbol.

a) El formato que se emplea es el mismo de las cartas formales, añadiendo el asunto de la queja debajo la dirección del receptor.

b) El primer párrafo debe expresar el motivo de la redacción con una de las siguientes opciones:

–I am writing to complain about…

-I wish to express my dissatisfaction with…

-I am writing to draw your attention to…

c) A continuación, procederemos a trascribir todos los datos relevantes a la queja: fecha, lugar, personas, etc.: I recently purchased … from your company

d) El orden de la queja será secuencial, indicando con claridad el problema sucedido.

e) En los párrafos centrales indicaremos los pasos realizados hasta la fecha, los gastos derivados del problema, si hemos hablado con algún departamento de la empresa o simplemente la situación actual en la que nos encontramos debido al problema sucedido: As you can imagine, I was quite upset when…

f) El último párrafo nos servirá para expresar nuestros deseos de que se resuelva el problema, empleando alguna de las siguientes fórmulas:

–I would appreciate if you could…

-Please let me know as soon as possible what action you propose to take.

-I suggest that I get a full refund.

-I feel entitled to a refund.

-I would be grateful if you could…

-g) Por último, nos despediremos con un I look forward to hearing from you within the next … days / I look forward to receiving a prompt reply.

-Carta de disculpas

Para contestar a las quejas, emplearemos este tipo de formato. Básicamente, es la misma carta con un contenido distinto, siguiendo la siguiente estructura:

a) El formato que se emplea es el mismo de las cartas formales, añadiendo el asunto de la queja debajo la dirección del receptor.

b) El primer párrafo lo empleamos para disculparnos:

–Please accept our apologies for…

-We sincerely apologize for…

c) A continuación, explicaremos el motivo del error, en caso de haberlo, de la siguiente manera: The mistake was apparently due to…

d) En caso de no saber la causa, omitiremos el punto anterior y pasaremos directamente a contar las medidas que se están tomando:

–We are curently working on…

-To prevent this from happening again…

e) Después le comunicaremos al emisario la decisión que hayamos decidido tomar, empleando las mismas palabras que nos haya dirigido en la misiva.

*IMPORTANTE: en caso de no tratarse de un error nuestro, omitiremos el punto c) y d). Eso implica que no vamos a tratar el asunto, por lo que se lo comunicaremos de manera educada: We understand how upset you must be, but unfortunately…

Para argumentar nuestra decisión, recomendamos aportar la mayor cantidad de datos posibles.

-g) Por último, nos despediremos con un we are looking forward to your confirmation.

-Carta de agradecimiento

Aunque parezca extraño, se suele escribir una carta de agradecimiento después de una entrevista de trabajo, factor a tener en cuenta en algunos puestos. Pero también se escriben para darle las gracias a un compañero de trabajo o persona por un tema laboral. Cierto es que, en la actualidad, el correo electrónico es más rápido. No obstante, recordad que el toque humano de la hoja escrita tiene un valor personal más alto.

El estilo que se emplea no es ni formal ni informal, sino sincero. El mensaje será breve y centrado en el agradecimiento. Luego nos despediremos. En la parte de ejemplos veremos casos concretos.

Estructura:

–Dear (NOMBRE),

–Thank you for… (MOTIVO). It was a pleasure to… (personalizamos el asunto que haya sucedido). Por último, añadiremos un valor personal al asunto.

–Let me know if… / I’m looking forward to hearing from you. Thanks again for… (MOTIVO). En esta parte mostramos nuestra disposición a mantener el contacto o ayuda a modo de despedida.

-Cartas de información

Este tipo de cartas se envían para solicitar información de la empresa, sus productos o precios, aunque también para determinados pedidos. Son breves, centrándose en el mensaje de información. El formato es formal, con la siguiente estructura:

I – Motivo de la carta: I am writing to inquire about…

II- Motivo o motivos de la información. En realidad, esta parte es opcional, aunque nunca viene mal ponerla para no sonar demasiado directos. El contenido, como es obvio, dependerá de las razones de la solicitud.

III- Parte de solicitar datos específicos con amabilidad: I would be appreciative if you could help me out… / Could you tell me whether… / Would you be kind enough to provide me with some information about…

IV – En caso de querer preguntar por otro asunto, añadiremos I would also be interested in…

V- Despedida con I look forward to hearing from you.

Cómo escribir una carta en inglés de recomendación

Otro caso de cartas escritas en inglés de gran utilidad es la famosa carta de recomendación para solicitar un trabajo, fundamentales para determinados trabajos y mostrar buenas relaciones entre empleado y jefe.

Estructura:

-Primer párrafo: debe incluir el nombre y puesto de la persona que recomienda, la naturaleza de la relación con el recomendado, si ha estado bajo vuestra supervisión y el tiempo total de la relación laboral.

-Cuerpo: aquí aparecerán todas las fortalezas y aspectos destacables a nivel profesional del recomendado, preferiblemente como listado. A continuación, redactaremos una serie de frases donde dichas cualidades se hayan demostrado en la práctica.

-Despedida: momento de destacar un valor personal de la persona, bien recomendando su contratación, los deseos de poder seguir contando con sus servicios o asegurando que esa persona va a convertirse en un valor positivo para la nueva empresa.

-Datos de contacto: se ofrecen para ponerse a disposición de la empresa por si desean saber más detalles o hacer alguna pregunta en concreto.