¿Qué equipos de tu empresa necesitan inglés de verdad? Cómo hacer el diagnóstico antes de septiembre

Cada año pasa lo mismo. Llega el momento de decidir qué formación lanzar con el crédito FUNDAE que queda, y la primera pregunta que se hace casi todo el mundo es la equivocada: "¿a quién apunto?", en lugar de "¿quién lo necesita realmente?".

La diferencia no es sólo semántica. Un curso de idiomas en empresas diseñado sin un diagnóstico previo tiende a ir a parar a los mismos sitios de siempre: el departamento comercial, porque "trata con clientes", o el equipo directivo, porque "da buena imagen". Mientras tanto, hay personas en logística, en atención al cliente o en soporte técnico que llevan meses lidiando con documentación en inglés sin que nadie se haya parado a preguntarles cómo les está afectando.

Julio, con los equipos algo más descargados, es un buen momento para hacer ese ejercicio con calma. No hace falta lanzar nada todavía. Solo hace falta mirar bien antes de decidir.

Un caso típico: una empresa lanza un curso de inglés para el equipo comercial porque es el grupo más visible, el que da la cara ante clientes. Seis meses después, el nivel del equipo apenas ha cambiado la operativa diaria, porque el verdadero cuello de botella estaba en otro sitio: en el departamento de operaciones, que tenía que traducir a mano cada pedido internacional antes de poder tramitarlo. Nadie se había fijado en ellos porque no tratan con el cliente final. El presupuesto se gastó bien en apariencia, pero mal en impacto real.

Las señales no están en el nivel de inglés, están en el día a día

Muchas empresas intentan resolver esto con un test de nivel. Está bien como punto de partida, pero mide gramática y vocabulario, tal vez una prueba oral, no el problema real. El problema real casi nunca se ve en un examen. Se ve en cosas como estas:

• Reuniones internacionales en las que una o dos personas hablan por todo el equipo, mientras el resto asiente sin aportar.

• Correos que tardan el triple en escribirse porque hay que revisarlos tres veces, o que directamente se delegan en la única persona del equipo "que se maneja bien".

• Oportunidades comerciales que se enfrían porque la primera respuesta a un cliente internacional tarda días en salir.

• Documentación técnica o normativa en inglés que se traduce de memoria, con el riesgo de error que eso conlleva.

• Un empleado con potencial claro para un ascenso o una rotación internacional, al que el idioma le frena más que la falta de competencia técnica.

Si reconoces dos o tres de estas situaciones en tu empresa ahora mismo, ya tienes el principio del diagnóstico. No necesitas una encuesta de treinta preguntas. Necesitas fijarte en dónde el idioma está frenando algo que ya está pasando.

Cuatro perfiles que casi siempre aparecen

Después de años diseñando programas de formación en idiomas para empresas de sectores muy distintos, hay un patrón que se repite casi siempre. No todas las empresas tienen los cuatro perfiles, pero cuando aparecen, suelen ser estos:

Cara al cliente internacional. Comercial, atención al cliente, account management. Aquí el idioma impacta directamente en ingresos, y suele ser el grupo más fácil de justificar ante dirección porque el efecto se puede medir: llamadas cerradas, tiempo de respuesta, satisfacción del cliente. Es también el grupo que más rápido se le ocurre a cualquiera, precisamente porque es el más visible. Lo que no siempre se tiene en cuenta es que también es uno de los grupos más difíciles de formar en la práctica: suelen estar de viaje, con agendas que cambian de un día para otro, lo que complica encajar sesiones fijas de formación.

Interlocución con matriz o proveedores. Mandos intermedios y equipos técnicos que participan en reuniones con sede central, filiales u otros mercados. El coste de no formarles no se ve en una factura, se ve en decisiones que se toman sin que ellos puedan participar del todo, en propuestas que no se defienden bien porque la persona que más sabe del tema es también la que menos cómoda se siente hablando en la reunión. Es un coste silencioso, y por eso mismo suele quedarse fuera del presupuesto año tras año.

Soporte y documentación. Perfiles que trabajan con manuales, normativa, fichas técnicas o sistemas en inglés sin tener contacto directo con clientes: calidad, logística, compras, IT. Suelen quedar fuera de la foto porque no son "visibles" de cara al negocio, pero el desgaste diario es real, y el riesgo de error en una traducción improvisada de un procedimiento o una normativa técnica puede salir bastante más caro que la formación misma. Un traductor automático puede ayudar con la velocidad, pero no tiene el contexto para detectar cuándo un matiz técnico o normativo se ha traducido mal, y en documentación de este tipo ese matiz suele ser justo lo que importa.

Alto potencial. Empleados con recorrido claro dentro de la empresa a los que el idioma se les puede convertir en un techo. Formar a este grupo no resuelve un problema de hoy, resuelve uno que aparecería dentro de un año o dos, cuando llegue el momento de asumir más responsabilidad, liderar un equipo internacional o representar a la empresa fuera. Es la formación que menos urgencia parece tener y, paradójicamente, la que más rentable suele salir a medio plazo.

Segmentar así, aunque sea de forma aproximada, ya da una base mucho más sólida que "vamos a apuntar a quien se apunte".

Un diagnóstico rápido, en cinco preguntas

Antes de diseñar cualquier programa de formación de inglés para empresa, estas cinco preguntas suelen bastar para tener una primera foto clara:

1. ¿En qué situaciones concretas el inglés ha frenado o retrasado algo en los últimos seis meses?

2. ¿Qué departamentos tienen contacto directo, aunque sea ocasional, con clientes, proveedores o matriz en otro idioma?

3. ¿Hay alguna persona en el equipo que hace de "traductora" no oficial para los demás?

4. ¿Qué perfiles tienen previsto un cambio de responsabilidad, ascenso o movilidad interna en los próximos 12 meses?

5. Si solo pudieras formar a un grupo este año, ¿cuál tendría el impacto más claro?

Esa última pregunta es la que de verdad ordena las prioridades cuando el presupuesto o el crédito FUNDAE disponible no da para todo.

Por qué esto importa especialmente si vas a bonificar la formación

Un diagnóstico bien hecho no solo mejora el resultado del curso. También hace mucho más fácil justificar la acción formativa ante FUNDAE, porque el programa nace de una necesidad identificada y documentada, no de una lista de nombres improvisada a última hora.

En Babelia llevamos más de 25 años diseñando programas de inglés para empresas y gestionando su bonificación como entidad organizadora acreditada ante FUNDAE. Ese trabajo empieza siempre por aquí: entender qué necesita cada equipo antes de proponer nada. Es parte de por qué conseguimos de media una bonificación superior al 95% del coste de la formación en los programas que gestionamos, y en muchos casos llegamos al 100%. Un programa bien diagnosticado se justifica mejor, y se bonifica mejor.

Errores frecuentes al hacer este diagnóstico

Hay algunos fallos que se repiten con tanta frecuencia que merece la pena nombrarlos:

Confundir visibilidad con necesidad. El departamento que más se ve no siempre es el que más lo necesita. A veces es justo al revés: el equipo que menos ruido hace es el que lleva más tiempo arreglándoselas solo.

Preguntar solo a los mandos, no a quienes hacen el trabajo diario. Un responsable de departamento puede tener una idea aproximada de dónde falla el idioma, pero quien de verdad lo nota es la persona que escribe el correo, atiende la llamada o lee la ficha técnica. Merece la pena preguntar directamente, aunque sea de forma informal.

Diseñar el programa antes de tener claro el objetivo. Decidir el formato, el número de horas o el proveedor antes de saber a quién va dirigido y para qué, suele acabar en un curso genérico que no encaja del todo con nadie.

Tratar la formación de idiomas como algo puntual. Un diagnóstico hecho una vez y olvidado no sirve de mucho. Las necesidades cambian según entra gente nueva, cambian los mercados o se reorganizan los equipos, así que vale la pena revisarlo, aunque sea de forma rápida, cada vez que se planifica un nuevo ejercicio.

Qué hacer con esto ahora

No hace falta tener la respuesta perfecta antes de septiembre. Basta con:

• Dedicar un tiempo, antes de que acabe el verano, a repasar las cinco preguntas anteriores con quien conozca bien el día a día de los equipos.

• Anotar, aunque sea de forma informal, en qué departamentos aparecen más señales.

• Priorizar un grupo, aunque el plan final acabe incluyendo a varios.

Con eso ya se puede empezar a hablar de formato, calendario y crédito disponible. Y septiembre, en lugar de empezar con la pregunta de "a quién apuntamos", empieza con la respuesta ya bastante clara.

¿Quieres ayuda para hacer este diagnóstico en tu empresa?

En Babelia somos entidad organizadora acreditada ante FUNDAE y llevamos 25 años diseñando programas de inglés para empresas de todos los sectores. Hablamos, revisamos la situación de tus equipos y, si tiene sentido, diseñamos juntos el programa del último trimestre.