Cantaba Boy George en su época de Culture Club que el tiempo no le daba tiempo y que el tiempo hacía sentir a los amantes que tenían algo real pero que nosotros no tenemos más que tiempo y el tiempo no nos da tiempo. Sin necesidad de sufrir un desengaño amoroso, cualquier trabajador puede identificarse con esa letra pensando en cómo su tiempo de trabajo no le da tiempo para trabajar. La jornada empieza con una motivación que se va diluyendo poco a poco cual azucarillo en el café hasta que llega la hora de salida y observa el misérrimo avance de otra jornada más.

Pero no culpemos al tiempo de esta situación, sino a la errónea gestión que realizamos con el mismo. Al fin y al cabo, uno puede ser eficiente con la misma jornada laboral si se sabe organizar bien las tareas diarias. Y este artículo trata sobre cómo gestionar el tiempo de manera óptima para que la hora de salida vaya acompañada de una sonrisa y no de caras largas.

En primer lugar, debemos categorizar las diferentes actividades que realizamos diariamente por su importancia y su duración. De esta manera, sabremos a qué asuntos dar prioridad y cuáles podemos postergarlos para cumplimentarlos más adelante. Esta organización puede realizarse de manera diaria – temas importantes hasta la hora de comer y los otros por la tarde – o semanal – lunes a miércoles los urgentes, jueves y viernes los secundarios. La opción escogida dependerá del tiempo estimado para su realización.

En segundo lugar, es imprescindible coordinarse con el resto de trabajadores de la empresa de cara a optimizar los resultados. Supongamos que uno de mis temas urgentes requiere que otro departamento para su cumplimentación. Si celebramos una reunión para saber el tiempo que necesitan para finalizar su tarea y, de esta manera, adecuarla a nuestro esquema de trabajo, podemos fijar un día u hora exacto para su entrega y así mejorar la efectividad laboral. Por ejemplo, si necesito un informe concreto, quiero saber qué día lo voy a recibir para poder avanzar en otras tareas a sabiendas que ese día lo voy a dedicar a esa actividad.

A continuación, debemos dividir los horarios en función de nuestra energía. Durante las primeras horas de la jornada nuestro cerebro tiene un rendimiento pleno, por lo que es el mejor momento para dedicar a los temas más sensibles o largos que tengamos. Con la llegada de la tarde, cuerpo y cabeza están bastante machacados, por lo que conviene reservar ese período para asuntos más mecánicos o de menor relevancia que requieran menor concentración por nuestra parte.

Manejar el tiempo y la presión

Siguiendo con este desglose, no debemos olvidarnos de que con un poco de presión funcionamos mejor. Si nos ponemos una serie de objetivos por horario, nos ayudará a centrarnos más en el trabajo y motivarnos para su consecución. Pero no hay que volverse locos; algo que tardemos en hacer tres horas no lo vamos a reducir a dos, corriendo el riesgo de hacerlo mal con tal de acabar a su hora. Si tardamos tres horas, significa que empezamos a las ocho y acabamos a las once. Sin pausas ni interrupciones, que precisamente es el último punto a tener en cuenta.

Las pausas debemos entenderlas como una recompensa al cumplimiento de un objetivo. Es decir, que en lugar de tomarnos el café cuando nos lo pida un compañero, estableceremos las once –siguiendo el ejemplo anterior- como la hora de realizar la pausa. De esta manera, crearemos una rutina que nos hará más eficaces. Las interrupciones, por el contrario, no podemos planificarlas. Pero sí mitigar su efecto en el trabajo. Tener el teléfono en silencio para ver los mensajes durante el café. No abrir el correo hasta una hora determinada para evitar distracciones. Especificar a partir de qué hora nos pueden llamar clientes o proveedores.

En definitiva, una buena organización nos ayuda a gestionar mejor el tiempo de trabajo y la productividad. A veces será necesaria mantener una comunicación constante con otros compañeros que no hará sino mejorar la efectividad mutua. Otras veces dependerá de dedicar un tiempo de planificación individual. Pero, en cualquier caso, la jornada no empezará a las ocho y acabará a las seis sino que de ocho a nueve haremos A; café; de nueve y cuarto a once, B; correo…