Pocos libros engloban tantos y tan buenos consejos sobre cómo dirigir una empresa o llevar satisfactoriamente un negocio como el refranero español. Al fin y al cabo, no es más que un compendio prosaico de experiencias en la vida, en el amor, en la caza o en el trabajo. Y lo que se conoce como multitarea en la actualidad, antiguamente se definía de la siguiente manera: quien mucho abarca, poco aprieta.

Cada país tiene un dicho semejante, lo que manifiesta una especie de verdad universal respecto al tema de querer realizar demasiadas actividades a la vez y sus pírricas consecuencias. La revista norteamericana “PLoS ONE” publicó hace unos años el resultado de un experimento científico realizado por la Universidad de Utah sobre la efectividad de la multitarea, con concluyentes datos: a mayor cantidad de tareas que ejecutar a la vez, menor eficacia en sus resultados.

Delegar tareas en una empresa

La razón de que suceda esto se debe al desbordamiento de actividad que se produce en el cerebro, bloqueándose e incapacitándose para concentrarse adecuadamente en la finalización óptima de cada trabajo. Si bien es cierto que somos capaces de hacer varias cosas a la vez, éstas deben de coordinarse adecuadamente para su ejecución. Podemos ver la televisión y comer a la vez. Pero en algún momento una de las dos acciones requerirá mayor atención que la otra y causarnos un despiste.

En las empresas sucede lo mismo. La tendencia a tener bajo control todas las actividades, casi de manera dictatorial, provoca riesgos a esa persona de sufrir síndrome de desgaste profesional – más comúnmente conocido como quemarse -, lentitud en el flujo de trabajo y desmoralización por parte de los empleados. Además, las tareas absorben todo el tiempo disponible de trabajo, limitando enormemente la capacidad de crear nuevas estrategias, actualizarse o recibir una formación sobre nuevos procedimientos, idiomas o programas informáticos.

Otra expresión popular ofrece la solución a este tipo de situaciones: un problema compartido es un problema dividido. O, como decimos ahora, delegar.Más de un trabajador identifica su cometido en la empresa como la de hombre orquesta, con independencia del puesto que ocupe. Por mucho que se crea que eso enriquece a la persona, lo cierto es que algunas tareas le resultarán más gratas que otras y pondrá mayor entusiasmo en su desempeño. El resto sufrirán procrastinación o una ejecución mediocre.

Por otro lado, el hecho de depender de otra o varias personas para cumplimentar sus tareas reduce su autonomía laboral en exceso, sintiéndose insignificante primero e indiferente más tarde. Esa pérdida de interés se traduce en una peor calidad o eficacia de su labor al sentirse poco valorado en el entorno laboral.

Finalmente, tenemos el asunto del tiempo. La jornada laboral consta de unas horas determinadas, fijadas para aumentar la productividad de manera exponencial. El hecho de que los empleados estén ocupados con diferentes materias redunda de manera negativa en ese crecimiento, pues a mayor cantidad de trabajo distinto, menor rendimiento se obtiene. De la misma manera, si los directivos tienen que estar controlando cada fase del trabajo, el tiempo que van a disponer para encargarse de la dirección externa de la empresa se verá constantemente interrumpido por esa atención.

La delegación de tareas dentro de la empresa agiliza y dinamiza el ritmo de trabajo de manera eficiente. Cuando Henry Ford estableció su famosa cadena de montaje, cada persona se encargaba de un paso concreto de la producción. Y la historia es testigo de las positivas consecuencias de su acertada distribución de trabajo. Equiparar una fábrica con una oficina no es una imagen tan disparatada como, en principio, pudiera parecer.

La delegación también resulta positiva para las pymes y trabajadores por cuenta propia, puesto que pueden ofrecer sus servicios a otras más grandes y acceder a mercados que, de otra manera, estarían muy lejos de su alcance. Incluso dentro de su espacio de trabajo pueden modificar su organigrama de una manera similar en pos de mejorar la calidad de su servicio. Un pequeño equipo bien estructurado puede realizar las funciones de una empresa de mayor tamaño con una competencia impecable.

De la misma manera, varias empresas pequeñas tienen ahora la posibilidad de realizar los cometidos de una grande uniéndose entre ellas para encargarse de un proyecto donde cada una esté a cargo de un cometido específico. Proyectando el reparto departamental sobre varias empresas independientes, se obtiene un híbrido comercial con capacidad de abarcar un mayor nicho de mercado.

Entonces, ¿por qué todavía se duda de la eficacia de la delegación de tareas? Por confianza. No nos fiamos de que otra persona sea capaz de hacer el trabajo con la misma eficacia que nosotros. Ni tan siquiera de que sea la manera más rápida de realizarlo. Pero eso supone una carga de stress demasiado grande para soportarla y tampoco garantiza que la calidad sea la esperada por parte del cliente. La delegación estructura las diferentes partes del proyecto de manera más lógica y se puede controlar mucho mejor cada paso de las mismas. Además, permite la posibilidad de solucionar los problemas de una de ellas sin que el resto se vea afectada por ello. Y el resultado final presentará un producto o servicio mucho más completo y pensado que si se hiciera por cuenta propia.