Para aquellos que lo aprendimos cuando por la ciudad circulaban calesas, landós y faetones –tal vez me haya pasado exagerando-, uno de los apartados de estilo más importantes era el de escribir cartas. Y recalco su transcendencia porque no había examen que se preciase que no contara con la redacción de una misiva (o dos) entre su abanico de preguntas. Si sabíamos el nombre de la persona había que despedirse con una forma determinada o, en caso contrario, emplear otra. De hecho, su estructura se la debíamos a un lexicógrafo británico llamado Henry Watson Fowler, que estableció, en 1928, las normas de protocolo epistolar:

-Yours faithfully: para personas que no conocíamos y temas de negocios. Dear Sir/Madam.

-Yours sincerely: para personas que conocíamos o invitaciones. Los americanos lo ponían al revés, por cierto (Sincerely yours). Dear Daryl.

-Yours truly: para conocidos, sin trato de amistad.

Este estilo se mantuvo con la irrupción de los vehículos a motor, la llegada a la luna, el vídeo, la comida basura y los ordenadores. Pero no logró sobreponerse a la aparición de Internet. O, mejor dicho, de los correos electrónicos. Puede que fuera su condición de nuevo canal de comunicación, el sentido de inmediatez o la informalidad de los informáticos rebeldes, vanguardistas y americanos lo que cambió esas vetustas normas compositivas. El caso es que, al final creó otras. Y Babelia, siguiendo con su objetivo de enseñar inglés para empleados, os presenta hoy una guía con la que aprender cómo hacer un email en inglés.

Cómo empezar un email en inglés

Dado el carácter inmediato de los correos electrónicos, la forma de comunicación es más parecida a una conversación que a la redacción de las cartas tradicionales. Así que pensad en cómo os dirigís a cada tipo de persona a la hora de comunicarle una petición, orden, ruego o similares. Nosotros os vamos a dejar alguna sugerencia:

-Hello

El saludo por excelencia. Lo recomendamos con vehemencia para todo tipo de encabezados formales, muy formales y neutros.

Ejemplos:

-Hello Mr./Mrs. Lawson, Formal, tono adecuado para saludar a un cliente, a un jefe de manera respetuosa o a un desconocido, por ejemplo.

Hello Daryl, Menos formal, tono adecuado para saludar a un cliente, a un jefe, a un compañero de trabajo o a un conocido.

-Hi Daryl, Informal, tono adecuado para saludar a un amigo, a un compañero de trabajo o jefe con quien tengamos una buena confianza.

-Hey Daryl, Informal, tono adecuado para saludar a un amigo o pariente íntimo.

Cosas a tener en cuenta:

      • Poner la coma después del nombre.
      • Dar al Enter para crear un salto de línea después.

ALTERNATIVAS

Dear Mr./Mrs. Lawson, Formal, para darle un tono más profesional o respetuoso al correo.

-Dear Daryl, Menos formal, para darle un tono profesional más neutro.

-Dear Sir/Madam Formal, cuando desconocemos el nombre de la persona a la que nos dirigimos.

-To whom it may concern, Formal, mismo caso que el anterior.

Habréis notado que no he incorporado saludos temporales, como good morning, por ejemplo. Bien, eso se debe a que no todo el mundo lee sus correos al momento ni en la misma franja temporal. Si tu empresa tiene un call center en las Filipinas y tienes que mandarles un mensaje desde España, puedes estar seguro que tu mañana no será tal en dicha ubicación, por lo que puede sonar ridículo. En el caso de que la persona a quien se lo hayas mandado se haya pasado toda la mañana de reuniones o similares, le puedes aumentar sus niveles de estrés al recordarle todo el tiempo que llevas esperando su respuesta. Por ambos motivos, es mejor que la comunicación empiece con un “hola”, evitando problemas.

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Cómo continuar un email en inglés

El siguiente aspecto que aparecerá en nuestro correo será un breve mensaje de preocupación o agradecimiento hacia la otra persona. Este tipo de mensaje se considera un formulismo que permite romper el hielo antes de exponer los motivos de nuestra comunicación. Su contenido dependerá del carácter de la conversación, por lo que vamos a dividirlos en dos apartados:

      • Correos profesionales (respuesta).

-Thank you for contacting Babelia Formal, para agradecer un correo recibido por parte de un cliente o persona que pregunte por información.

-Thank you for your prompt reply Formal, para agradecer la respuesta por parte de un cliente o persona con la que nos hayamos comunicado.

-Thanks for getting back to me Informal (o menos formal), lo mismo que el punto anterior.

      • Correos informativos.

-I hope this email finds you well Muy formal, equivalente a decir “¿qué tal estás?”

-I hope you’re doing well Formal, mismo caso que el anterior.

I hope things are going well with you Formal, mismo caso que el anterior.

– How’s it going? Informal, mismo caso que el anterior.

-Long time no see! Informal, cuando hace tiempo que no vemos a la otra persona.

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Cómo entrar en materia en un email en inglés

Una vez saludados y agradecidos, cortemos la cháchara y entremos en materia. Recordad que los correos electrónicos son una invención tecnológica americana y este pueblo tiene unas características propias a la hora de hacer negocios. Eso quiere decir que, cuantos menos rodeos para ir al grano sin faltar a la educación, mejor.

      • Correos profesionales

-I am writing to enquire about… Formal, muy aséptico y corporativo. Ideal para no establecer lazos afectivos y tratar el asunto en cuestión sin dilaciones.

-I am writing in reference to… Formal, más informativo que el anterior, pero con el mismo tono.

      • Correos informativos

I just wanted to update you on… Informal, con un tono profesional muy interesante para temas de progreso en el trabajo, un tanto robótico para asuntos más personales.

I just wanted to let you know… Informal, válido para trabajo y asuntos personales. Además, suena amistoso, por lo que se recomienda encarecidamente no emplearlo para temas negativos (despidos). No obstante, queda muy bien para amenazas. Pero olvidad esta parte; quedaos con lo del tono amistoso y profesional, que es lo que importa.

-I’m emailing you to see… Informal, ligeramente formal, sin entrar en protocolo de educación. Su sucinta frialdad lo convierte en la estructura adecuada para tratar con gente con la que no tenemos mucha confianza, pero conocemos.

-Just wanted to tell you Muy Informal, para tratar un tema con alguien con quien tengamos mucha confianza, nos llevemos bien o hayamos trasegado en varias ocasiones por placer y no obligación. Implica cercanía, así que cuidado con quién lo empleéis.

– Just checking in about… Informal, muy recomendada para obtener retroalimentación de una materia.

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Cómo redactar un email en inglés

Esta parte ya os toca a vosotros. La mejor manera es ser concisos, no dar rodeos y poner los puntos claros e inequívocos, para evitar una cadena de correos electrónicos explicativos después.

En función del contenido del mensaje, hay que mantener el tono escogido en las partes anteriores. Esto quiere decir que, si hemos empleado una fórmula formal tenemos que mantenerla en la redacción el meollo del asunto, y viceversa. Por otro lado, en los contenidos profesionales y temas relacionados con el trabajo, debemos emplear el lenguaje característico del inglés de negocios. Solo, única y exclusivamente cuando se lo enviemos a una persona por otros motivos, el lenguaje puede ser más mundano.

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Cómo mostrar conformidad en un email en inglés

Dentro del contenido del correo electrónico, no siempre vamos a transmitir información sin más. En otras ocasiones, recibiremos un email en el que se nos pida nuestra opinión sobre un tema o simplemente nos comuniquen una actividad que requiera nuestra conformidad al respecto.

Para ello, saludaremos a nuestro interlocutor con una de las diferentes formas de “hola” que hemos visto al principio y pasaremos directamente a contestar el mensaje, sin necesidad de agradecer, preguntar por la salud o entrar en materia. Las formas más adecuadas de expresar conformidad en un correo electrónico en inglés son las siguientes:

I completely agree with… Formal, dejando claro que no tenéis ninguna pega con el asunto.

-I think the same about… Formal, o neutro, si preferís. Esta forma es la más adecuada para corroborar una duda o cuestión por parte de la otra persona.

-That works for me. Informal, que no coloquial. Se puede usar a nivel profesional sin problemas.

-That sounds good. Informal, muy parecida a la anterior.

-…to make sure we’re on the same page… se emplea para que la otra persona sepa lo que entendemos y nos pueda confirmar o negar nuestro punto de vista. Es algo parecido a decirle “me gustaría saber si estás de acuerdo con este (asunto)”.

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Cómo mostrar disconformidad en un email en inglés

De la misma manera que podemos estar de acuerdo, también podemos tener una opinión distinta o rechazar el argumento, propuesta y orden de acción que recibamos.

Para ello, saludaremos a nuestro interlocutor con una de las diferentes formas de “hola” que hemos visto al principio y pasaremos directamente a contestar el mensaje, sin necesidad de agradecer, preguntar por la salud o entrar en materia. Las formas más adecuadas de expresar disconformidad en un correo electrónico en inglés son las siguientes:

I’m afraid that… Formal, la clásica frase con la que decirle a alguien que no sin decir esa fea negación a su cara.

-At the moment, I doubt that… Formal, algo enrevesada si la empleáis en temas no cotidianos. Muestra una opinión o impresión poco adecuada de compartir con alguien a quien no conozcamos bien.

-It’s out of the question… Formal y tremendamente autoritativa. Deniega por completo el mensaje recibido. Está muy bien para evitar que insistan con el mismo tema, pero es como darle un portazo en la cara a quien lo reciba. Cuidado con el destinatario final…

-I understand your situation but at the moment,… Formal, más comprensiva y suave que la anterior. Junto con I’m afraid, de las más recomendadas para mostrar disconformidad con todo tipo de personas.

-To be honest, I believe… Informal, aunque suene formal para algunos. En primer lugar, la expresión de “para ser honestos” suena muy mal si la otra persona no os conoce de nada. Esta forma es más adecuada para comunicación profesional con gente con la que ya hayamos establecido algún lazo de relación, con independencia de la confianza que se tenga.

Una vez roto el corazón de nuestro interlocutor, podemos repararlo a través de sugerencias, alternativas o propuestas que permitan resolver la situación de una manera elegante. Las siguientes estructuras las podemos emplear después de las anteriores, para suavizar la disconformidad, o en lugar de la negativa previa, evitando decir que no de un modo directo.

Instead, I think we should/could… Neutra, educada y un tanto formal, muy adecuada para añadir a cualquiera de las frases anteriores. Incluso con It’s out of the question si vemos que la propuesta es inviable pero no así la solución.

-My suggestion would be to… Formal, muy educada, pues muestra compartir la misma preocupación que el interlocutor.

An alternative solution might be… Formal, como la anterior.

How about we…? Informal, muy común a la hora de plantear alternativas.

What do you think about… instead? Informal, no tanto como la anterior. Cuenta con la ventaja de que, al ser pregunta, no imponéis vuestro argumento sino que abrís la puerta a la negociación.

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Cómo confirmar una cita en un email en inglés

Otro de los motivos por los que nos comunicamos a través del correo electrónico es para concertar y confirmar citas. Para concertarlas, simplemente tenemos que seguir los pasos que hemos visto hasta ahora, de saludo e introducción en materia. Recordad que, si es la primera vez que habláis con esa persona, es mejor emplear un formalismo que no implique demasiada confianza, como I hope this email finds you well.

Pero también deberemos confirmar la cita de alguna manera. Para ello, saludaremos a nuestro interlocutor con una de las diferentes formas de “hola” que hemos visto al principio y pasaremos directamente a contestar el mensaje, sin necesidad de agradecer, preguntar por la salud o entrar en materia. Las formas más adecuadas de expresar confirmación de una cita en un correo electrónico en inglés son las siguientes:

This is a special reminder to confirm… Formal, neutra, profesional, informativa… Lo tiene todo para usarla de plantilla a la hora de dar confirmación a un evento y fecha.

-I am writing to confirm an appointment with you on… Formal, menos impersonal que la anterior, pero igual de educada y profesional.

-I am glad you will be available for… Formal, con un tono educado, profesional y amistoso. Nunca viene mal sacarle una sonrisa a nuestro destinatario para crear un ambiente positivo durante la reunión.

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Cómo ser tajante en un email en inglés

Entended el término tajante como directo, más que como concluyente. En principio, puede parecer una muy mala idea dirigirse de esta manera a una persona, pero la realidad es que a nadie le gusta leer sus emails, por lo que cuanto más sucinto sea el mensaje, más probabilidades de agradar a la agenda de la otra persona.

Por si alguien cree que esta forma de comunicación se resume en soltar el mensaje tal cual, os recordamos que siempre hay que mantener una estructura en la composición. El correo deberá incluir el “hola” y el “adiós” al principio y final del mismo. El mensaje aparecerá entre medias, con pocas palabras pero frases enteras, de manera que quede muy claro lo que se quiere decir. Ejemplo:

(Saludo)

Can you come to my office this evening?

(Despedida)

Si el mensaje es demasiado tajante (Hola jefe, quiero un aumento de sueldo. Saludos), sería prudente añadir un poco más de información después del mismo, teniendo en cuenta que la otra persona ya sabe lo que quieres pero no está para recibir órdenes de tu parte.

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Cómo finalizar un email en inglés

Llega la hora de la despedida y ésta nunca es fácil. Por regla general, siguiendo la estructura del saludo inicial, dividiremos la despedida en dos partes. La primera, con una frase bien de agradecimiento o ubérrimos deseos y, la segunda, una breve palabra con la que decir adiós sin emplear esa palabra. ¡Ah! Y, por último, no os olvidéis de escribir vuestro nombre.

      • Frase para cerrar el texto.

Thank you very much for your time Formal, para agradecer al interlocutor su paciencia con nuestro correo.

Thank you in advance for your time Formal, igual que la anterior.

Call me to… or if you have any questions Informal, en el sentido de que usamos un imperativo. Podemos formalizarlo añadiendo please al principio y further antes de “questions”.

Looking forward to your reply Neutra, la más habitual para todo tipo de comunicación. Es decir, que la podéis usar fuera del ámbito laboral.

Let me know if…Informal, o neutra, con la intención de permitir a la otra persona contactar en caso de cualquier asunto que requiera.

      • Palabra para cerrar el correo electrónico.

Sincerely Formal, la mejor para tratar con clientes, desconocidos y personas de alto rango.

Cordially Formal, educada pero más fría que la anterior.

Kind regards / best regards / kindest regards una de las más típicas.

Best wishes Formal, para despedirse de conocidos con poca confianza o compañeros de trabajo con los que tratemos poco o nada.

Babelia, formación in company, espera haber podido ayudaros un poquito más a mejorar vuestro inglés profesional con esta guía.